Час — це єдиний ресурс, який розділений між кожним з нас порівну. І він цінніший за гроші. Бо за бажання, можна без особливих проблем заробити більше грошей. Але ніхто у цілому світі, не здатний отримати у своє розпорядження більше часу.
Джерело: Fedorychak.com.
Насправді, якщо розуміти це буквально, то управляти часом неможливо. Він минає, і ви нічого з цим не вдієте. Але можна навчитися управляти собою і своїм відношенням до нього. Уникаючи прокрастинації, плануючи свій день і життя в цілому.
Тайм-менеджмент — це про вміння завершувати розпочате, отримувати задоволення від роботи, і врешті-решт відчувати, що ти управляєш своїм життям, а не просто пливеш за течією.
Є багато різних підходів до цього. Проблема в тому, що більшість з них, як на мене, занадто заморочені. Втілюючи це на практиці, можна перетворитися на якогось живого робота. Вони вам швидше демотивації додадуть, ніж продуктивності.
Мені таке було не ОК, тому, врешті, я виробив власний підхід до тайм-менеджменту. А точніше — використав цікаві і перевірені часом практики, сформувавши з них таку комбінацію, яка мені особисто заходить найкраще.
Цілком можливо, що вам такий підхід теж сподобається. Тому, давайте поговоримо про це детальніше.
Плануйте свій день звечора
Декілька років тому я виробив просту і класну звичку, яка, безумовно, позитивно вплинула на багато аспектів мого життя. Цією звичкою стала практика накидувати список справ на наступний день напередодні ввечері.
Під час спонтанної діяльності людина часто діє на основі інтуїції, приймаючи випадкові рішення. В результаті, все йде не так як би вам хотілося, а так як карти ляжуть.
Причому, планувати потрібно не лише роботу, а й відпочинок. Якщо ви не хочете у якийсь момент перегоріти і просто втратити інтерес до всього.
У повсякденному житті для цього класно підходить така проста техніка тайм-менеджменту як метод Помодоро. Якщо в двох словах, то потрібно просто робити невелику 5-хвилинну перерву, кожних 25 хв роботи. Погугліть по цьому детальніше, там все просто і інформації по темі більш ніж вистачає.
Планування, навіть якщо мова йде про горизонт всього лише одного дня – це вже крок вперед. Бо найкращий спосіб зробити день вдалим з самого ранку — це зрозуміти, що підготуватися до цього самого ранку варто ще з вечора.
Не тримайте нічого в голові
Ви можете взагалі ніколи і нічого не забувати. Проблема в тому, що інколи ми згадуємо про важливі речі занадто пізно. А коли планів багато, наша внутрішня оперативка просто перевантажується.
Це негативно впливає не тільки на продуктивність як таку, а й на пам’ять, концентрацію уваги, і психологічний стан в цілому.
Тому вивантажуйте інформацію з голови. Можна записувати ідеї, плани і вести список справ десь у додатку на телефоні. А можна і використовувати старий-добрий блокнот.
Який би спосіб ви не вибрали — це працює.
Вчіться розставляти пріоритети
Старий-добрий закон Парето звучить так: 20% роботи забезпечує 80% результатів.
У контексті тайм-менеджменту, це означає, що потрібно розділяти завдання. Де 20 відсотків будуть мати топ-пріоритет, а решта 80 відсотків — буде мати пріоритет плаваючий. Він може збільшуватися або зменшуватися в залежності від обставин.
Якщо правильно розставити пріоритети і зрозуміти, які саме справи у конкретній ситуації найбільш важливі, можна різко підвищити свою продуктивність. І встигати робити якщо не все, то принаймні те, що справді важливе.
Наші бажання безмежні. А ось можливості — навпаки. Тому в першу чергу варто сфокусуватися на тому, що:
- Можна зробити максимально швидко і просто про це забути;
- Є блокером для іншої роботи, гальмує її;
- Несе потенційно високі ризики для вас чи проекту;
- В перспективі може вас прискорити і допоможе досягати більшого.
Робіть дрібні завдання — на 5-10 хвилин — першими. Я ще доволі часто практикую такий підхід до тайм-менеджменту, коли спочатку беруся за складні і не надто приємні завдання. Бо коли з цим буде покінчено, решта роботи пройде зі значно приємнішим настроєм.
Ну і є такий момент, що деякі речі немає сенсу оптимізувати в принципі. Цього треба просто позбутися і перестати витрачати на це час.
Але так як все це дуже індивідуально, то саме спроба розставити пріоритети, допоможе вам знайти відповідь на це питання для себе особисто.
Мінімізуйте відволікаючі фактори
Повідомлення, оповіщення, електронні листи, колеги, які постійно пишуть в месенджерах… Все це відволікає увагу від того, чим ви займаєтеся в даний момент. Інколи це розслабляє, але набагато частіше — заважає і б’є по продуктивності.
Чати — це інтелектуальні паразити, які викидують тебе з контексту, вивалюючи на тебе повідомлення від людини з якою ти в даний момент спілкуватися не збирався. В результаті, ти втягуєшся у переписку, якої не планував, замість того, щоб просто займатися своїми справами.
Коли потрібно сфокусуватися і використати свій час максимально продуктивно – всі відволікаючі фактори мають бути зведені до мінімуму. Якщо мова про роботу, то допомагає, в тому числі, переведення комунікації у стару-добру пошту.
Уникайте ефекту гіперпідключеності. Це ваш ворог номер один, якщо ви хочете по-справжньому управляти своїм часом, увагою і життям в цілому.
Бути завжди на зв’язку і постійно реагувати на повідомлення — це означає буквально не випускати телефон з рук. І відповідно, постійне перемикання з одного завдання на інші, неможливість сконцентруватись і зловити стан потоку.
Тому я просто відключив усі сповіщення, які не вважаю справді необхідними. Вони увімкнені тільки для найбільш важливих чатів і людей. А повідомлення я перевіряю тоді, коли мені зручно. І тим більше я не зобов’язаний нікому відповідати негайно.
Практикуйте правильну багатозадачність
Не переходьте до наступного завдання до того моменту, поки не завершено попереднє. Здавалося б, прописна істина, але більшість з нас цього правила не дотримується.
Тому багатозадачність це окей, але тільки тоді, коли одне завдання не заважає виконанню іншого. В протилежному випадку, ви втрачаєте у продуктивності, і замість швидких і кращих результатів, отримаєте тільки виснаження, головний біль і прокрастинацію.
Завжди легше завершити одну справу і вже тоді переходити до наступної, ніж братися за все і зразу.
Приклади хорошої багатозадачності, коли одне одному не заважає, це наприклад: прослуховування подкасту, коли займаєшся роботою по дому, перевірка пошти, коли добираєшся громадським транспортом на роботу або, читання відкладених статей, стоячи десь у черзі.
Декомпозиція завдань
Інколи причиною прокрастинації і постійного відкладання на потім є те, що ми не до кінця розуміємо з чого саме почати. Об’єм роботи може здаватися величезним, і ще до того як взятися за її виконання, виникає бажання здатися і опустити руки.
Більше того, навіть якщо ви врешті знайдете в собі сили таки почати, в процесі вас може почати гнітити відсутність явного прогресу. Бо ж ніби і працюєш вже днями чи навіть тижнями, а роботи і далі непочатий край і кінця їй не видно.
Позбутися цього допомагає декомпозиція завдань. Це коли ви берете одну, велику і об’ємну роботу, а потім розбиваєте її до рівня до простих і абсолютно зрозумілих завдань. Або до появи внутрішнього: “окей, все ясно” і “так, це не проблема!”.
Експериментуйте з інструментами
Спеціалізований софт дуже навіть спрощує життя. З його допомогою тайм-менеджмент може бути справою комфортною і приємною.
Правда, проблема в тому, що інструментів дуже багато, для цього є десятки і навіть сотні додатків і сервісів. Але по факту, на постійній основі ви будете використовувати буквально декілька штук.
Я багато всього протестував на власному досвіді, і зупинився на зв’язці з таск-менеджера TickTick плюс Apple Notes (це стандартні нотатки на айфоні). Ну і вже згаданий Pomodoro Timer, звичайно ж. Просто і зі смаком, як то кажуть.
Закон Паркінсона
Є така цікава емпірична теорія, яка називається “Закон Паркінсона”. Звучить він так:
“Будь-яка робота заповнює весь відведений на неї час”.
Працюючи в держустанові, британський історик Сиріл Паркінсон, зауважив: співробітники виконують різноманітні завдання рівно стільки часу, скільки їм його на них виділили. Якщо на роботу, яку можна виконати за тиждень, дали місяць, її робитимуть місяць.
Пояснюється все доволі просто — якщо у людини є можливість займатися якимись дурницями цілий день, то вона обов’язково цією можливістю скористається. Тому потрібно старатися ставити собі чіткі терміни по виконанню того чи іншого завдання, лімітувати виділений на це час.
Послідовність і системність
Тайм-менеджмент — це звичка. І як у випадку з іншими звичками, потрібен певний час, щоб це засвоїлося і стало частиною вашого стилю життя.
Одне трьохгодинне тренування не допоможе змінити ваше тіло. Але тренування три рази на тиждень, протягом п’яти місяців, можуть дати вражаючі результати.
Декілька годин занять англійською раз на два тижні, навряд чи принесе вам якусь особливу користь. Але якщо виділяти на цю саму англійську навіть по півгодини щодня, то вже на дистанції у декілька місяців, ви неодмінно побачите прогрес.
Причина №1, чому більшість людей не можуть змінити свої звички, полягає у тому, що вони починають із занадто високих очікувань.
Тому не пробуйте взяти цю висоту за один підхід. Зробіть ставку на послідовність і системність. Зробіть навик управління особистим часом своєю звичкою, а далі — розвивайте і відточуйте це вміння.
Це не універсальний рецепт успіху, а усвідомлений вибір і постійна робота над собою. І я абсолютно впевнений, що тайм-менеджмент є однією з тих речей, які принесуть користь кожному.
